Overview
Assistante Administrative Jobs in Saint-Laurent, Quebec at WestGroupe
Title: Assistante Administrative
Company: WestGroupe
Location: Saint-Laurent, Quebec
RôleCe poste relève de plusieurs départements afin de fourni un soutien administratif ou il y’a un besoin. Le principal rapport direct sera l’adjoint exécutif du chef des opérations.
Responsabilités
Préparer et éditer de la correspondance, des communications, des présentations et d’autres documents
Gérer et tenir à jour les horaires, les rendez-vous et les préparatifs de voyage des cadres
Enregistrer, transcrire et distribuer les procès-verbaux des réunions
Soumettre des rapports de dépenses pour l’équipe de direction supérieure à l’aide de Concur
Faire un suivi des exigences relatives aux foires
Réservez le voyage, souper et l’hébergement à l’hôtel pour le personnel présent au foire et AGA
Assurer la liaison avec les organisations externes pour la préparation des réunions de vente annuelles: aider à la coordination de tous les arrangements et au bon déroulement de ces événements. Assure le suivi de tous les arrangements tels que les emplacements, les réservations de chambres, les configurations, les voyages et les arrangements d’hôtel
Organiser des entrevues et vérifier les références
Associez tous les documents aux factures des fournisseurs, en veillant à concilier les prix, les quantités et la description des biens/services reçus.
Code et entrez toutes les factures de comptes à payer et préparez les chèques
Classification
Autres tâches connexes
Les candidats doivent avoir
Bilingue (le chef d’opérations est situé en Ontario, donc un anglais fort est requis)
AEC ou DEC en administration
Minimum 1 an d’expérience dans une poste administrative
Excellentes compétences en informatique et connaissance approfondie des logiciels pertinents tels que la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Solides compétences en communication (orale et écrite)
Capable de maintenir la confidentialité
Capable de bien travailler en équipe et seul
Souci du détail et de la précision
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Role
This position reports to multiple departments in order to provide administrative support where needed. Main direct report will be to the Executive Assistant of the COO.
Responsibilities
Prepare and edit correspondence, communications, presentations and other documents
Arrange corporate travel and meetings by developing itineraries and agendas; booking other transportation; arranging lodging and meeting accommodations
Record, transcribe and distribute minutes of meetings
Submit expense reports for upper management team using Concur
Keep track of trade show requirements.
Book travel, dinner and hotel accommodations for attending staff to the major tradeshows and AGM
Act as liaison to external organization for the preparation of annual sales meetings: Assist in coordinating all arrangements and ensuring the smooth functioning of these events. Follows-up on all arrangements such as locations, room bookings, setups, travel and hotel arrangements
Set-up interviews and conduct reference checks
Match all supporting documents to vendor invoices, ensuring to reconcile prices, quantities and description of goods/services received.
Code and enter account payables invoices and prepare cheques
Filing
Other related tasks
Successful candidates will have
Bilingual (COO is located in Ontario so strong English is required)
AEC or DEC in Administration
Minimum 1 year in an administrative position
Highly profici…
