Overview
Assistant Administratif/Administrative Assistant Jobs in Saint-Jean-sur-Richelieu, Canada at Aston Carter
Title: Assistant Administratif/Administrative Assistant
Company: Aston Carter
Location: Saint-Jean-sur-Richelieu, Canada
Category:
Location: Saint-Jean-sur-Richelieu
Titre du poste:
Assistant administratif
Description du poste
Nous recherchons un Assistant administratif pour soutenir les membres de l’équipe de la ligne de produits Vehicle Systems dans leurs activités de préparation de propositions. Ce poste est basé à Saint-Jean-sur-Richelieu et le candidat sélectionné relèvera du Directeur des programmes – Vehicle Systems.
Responsabilités
- Soutenir les efforts de proposition de l’équipe en examinant les documents destinés aux clients.
- Participer à la coordination des activités de proposition en collaboration avec le gestionnaire de proposition.
- Contribuer à la mise en œuvre d’outils de suivi pour mesurer l’avancement de la rédaction de propositions complexes.
- Mettre en forme divers documents, y compris des présentations.
- Organiser et gérer la logistique des réunions internes et externes ainsi que des visites officielles.
- Planifier, organiser et suivre l’agenda du superviseur immédiat.
- Surveiller les budgets et les dépenses du département.
- Former les nouveaux employés sur les outils internes (feuilles de temps, applications internes, .
- Assister les membres de l’équipe dans les arrangements de voyage d’affaires et les remboursements.
- Travailler en étroite collaboration avec d’autres assistants administratifs.
Compétences Essentielles
- Expérience de travail avec plusieurs gestionnaires ou employés
Compétences Supplémentaires & qualifications
- Détenir un diplôme collégial en études secrétariales, administration ou un domaine connexe.
- Avoir un minimum de deux ans d’expérience dans un poste similaire.
- Être compétent avec les applications MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés.
- Démontrer de solides compétences organisationnelles, la capacité de gérer les priorités et être proactif et autonome.
Environnement De Travail
L’assistant administratif fait partie de l’équipe RH de 6 employés et de l’équipe administrative de 4 employés. Le poste offre un horaire flexible de 9h00 à 15h00 du lundi au vendredi, avec trois jours de travail en bureau (mardi, jeudi et un jour au choix) pour un total de 40 heures par semaine. Il est nécessaire d’être flexible pour des appels matinaux ou tardifs si les gestionnaires rencontrent des problèmes de voyage.
La période de formation est d’environ un mois, avec une flexibilité pour le télétravail pendant cette période.
Job Title:
Administrative Assistant
Job Description
We are seeking an Administrative Assistant to support the members of the Vehicle Systems business line team in their proposal preparation activities. This position is based in Saint-Jean-sur-Richelieu, and the selected candidate will report to the Director of Programs – Vehicle Systems.
Responsibilities
- Support the team’s proposal efforts by reviewing client-facing documents.
- Participate in coordinating proposal activities in collaboration with the proposal manager.
- Contribute to the implementation of tracking tools to measure the progress of complex proposal writing.
- Format a variety of documents, including presentations.
- Organize and manage logistics for internal and external meetings, as well as official visits.
- Plan, organize, and follow up on the immediate supervisor’s agenda.
- Monitor department budgets and expenses.
- Train new employees on internal tools (timesheets, internal applications, .
- Support team members with business travel arrangements and reimbursements.
- Work closely with other administrative assistants.
Essential Skills
- Experience working with multiple managers or employees
Additional Skills and Qualifications
- Hold a college diploma in secretarial studies, administration, or a related field.
- Have a minimum of two years of experience in a similar position.
- Be proficient with MS Office applications (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Be able to work under pressure to meet tight deadlines.
- Demonstrate strong organizational skills, the ability to manage priorities, and be proactive and autonomous.
Work…