Agente ou agent de soutien administratif auprès du directeur général

Processus de sélection – Recrutement – 1 emploi occasionnel offert d’une durée approximative d’un an

Possibilité de télétravail à raison d’un maximum de 2 jours par semaine

Direction : Direction générale des services de justice de la Métropole

Lieu de travail : 1, rue Notre-Dame Est, Montréal

L’entrée en fonction est prévue pour la fin mai 2026

Les avantages de travailler au palais de justice de Montréal :

• Engagez-vous dans des activités judiciaires variées et stimulantes dans le deuxième plus grand palais de justice en Amérique du Nord.
• Profitez d’un emplacement idéal près du Vieux-Port et des attractions historiques et culturelles de Montréal.
• Situé entre les stations Champ-de-Mars et Place d’Armes, le palais de justice bénéficie d’un excellent réseau de transport avec des parcours d’autobus, de métro et des espaces pour vélos, facilitant ainsi vos trajets quotidiens.
• Bénéficier d’un meilleur équilibre travail-vie personnelle avec deux garderies à proximité ainsi qu’un gym vous aidant ainsi à maintenir un mode de vie sain et actif.
• Combler vos fringales tout au long de la journée avec des cafés et restaurants sur place.

• Réceptionner et ouvrir les mandats dans le système informatique de suivi; transférer les mandats et la documentation requise aux responsables de chacun des mandats; assurer le suivi des échéances des mandats, effectuer les rappels au besoin; veiller au respect des normes de présentation des documents requis par les mandats de différentes natures;
• Produire de la correspondance et des documents de diverses natures à partir de notes ou de projets faits par le supérieur ou d’autres membres de l’équipe; faire des tableaux, de la correction, de la mise en forme de différents documents produits par le supérieur ou d’autres membres de l’équipe; rédiger des notes pour traiter diverses questions relevant de sa compétence;
• Tenir à jour d’agenda du directeur général, noter les rendez-vous et les réunions, faire les confirmations requises; assurer la logistique pour les déplacements du directeur général ou des membres de l’équipe; réservation de voiture, d’hôtel, etc;
• Dépouiller le courrier (courrier papier ou courriel) adressé au secteur, en prendre connaissance, prioriser, remettre aux destinataires avec des précisions additionnelles si requises;; assurer les suivis en fonction des demandes générées par les courriers;
• Répondre à des demandes d’informations ou de suivis de dossiers ou mandats;
• Assurer la logistique pour différentes réunions; réservation de salles, convocation des participants, organisation de visioconférences, préparation et transmission des documents requis aux participants; participer aux réunions, faire le compte-rendu et le transmettre aux participants;
• Assurer le soutien administratif du bureau, commander le matériel requis (fourniture diverse) pour les membres de l’équipe ou du secteur; réaliser les démarches administratives requises lors de l’arrivée d’un nouveau membre dans l’équipe (aménagement du poste, accès informatiques, carte d’accès à l’édifice, autres).

Le nombre d’heures hebdomadaires pour cet emploi est de 35 heures.

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) dans le domaine de l’administration, du secrétariat, de la comptabilité ou tout autre domaine pertinent ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Une personne peut soumettre sa candidature si elle est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis.

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée ou par deux années d’expérience pertinente.

OU

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) émis par l’autorité compétente par ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente

ET

• Posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de soutien administratif.

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience de travail incluant notamment la charge familiale ou par une année de scolarité de niveau égal ou supérieur. Le DES peut également être compensée par une attestation de spécialisation professionnelle ou un diplôme d’études professionnelles.

Les expériences pertinentes acquises sur le marché du travail de même que celles acquises en dehors du marché du travail sont reconnues. De plus, les expériences pertinentes acquises au cours d’une même période peuvent être cumulées sans toutefois constituer une expérience d’une durée supérieure à cette période de concomitance.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

• Posséder la citoyenneté canadienne ou le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente permettant de travailler au sein de notre organisation.

Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail permettant de travailler au sein de notre organisation peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.
• L’embauche est conditionnelle aux résultats d’une enquête de sécurité.

Les qualités que nous recherchons :

• Grande autonomie dans la réalisation des tâches;
• Faire preuve d’une grande discrétion et d’un sens aigu de la confidentialité, notamment en raison de l’accès à des informations stratégiques sensibles;
• Excellente capacité à prioriser les mandats ;
• Bon sens de l’organisation ;
• Aptitude à communiquer de manière claire et efficace ;
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureau, notamment la suite Microsoft Office;
• Un sens des responsabilités ;
• Un bon jugement ;
• Une rigueur alliée à l’ouverture d’esprit dans la recherche de solutions.

Conseils pour votre candidature ✔

Important : Afin de valider la conformité de votre candidature, nous vous demandons de déposer à votre dossier, selon le cas :

• Une copie des diplômes obtenus au Canada ;
• Une copie de vos relevés de notes les plus récents, pour toute scolarité non terminée ;
• Une copie de votre évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) ;
• Une copie de votre permis de travail, d’études ou de la lettre attestant votre statut conservé ;
• Toute autre preuve des démarches initiées pour être autorisées à travailler légalement au Canada.

Il est à noter que vous pouvez joindre en tout temps une pièce justificative à votre dossier de candidature. Pour ce faire :

• Retourner dans votre dossier en ligne à la rubrique « Suivre mes candidatures » ;
• Cliquer sur le bouton « Pièces justificatives » associé à cette offre d’emploi et joindre vos documents, puis appuyer sur le bouton « Soumettre » ;
• Si la mention « soumis » est inscrite à la section « Pièces justificatives », cela confirme que l’opération s’est déroulée avec succès.

Informations sur le processus de sélection :

Équipe des processus de sélection

[email protected]

Informations sur les attributions de l’emploi :

Kathleen Lechasseur

Conseillère stratégique et adjointe exécutive

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtones et des femmes. Ainsi, nous vous encourageons à remplir la section Accès à l’égalité de votre dossier de candidature.

Certains frais liés aux accommodements pour les personnes handicapées peuvent être remboursés, notamment l’achat ou la location d’équipements, d’outils d’aide (lecture, écriture, mobilité, audition, communication, posture), de services spécialisés comme l’interprétation en langue des signes ou l’ergothérapie, ainsi que tout autre matériel ou mesure nécessaire pour permettre à la personne d’exercer ses fonctions. Renseignez‑vous sur cette possibilité lors de votre entrevue de sélection.

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