Overview
Agent(e) de soutien administratif classe principale Jobs in Montréal, QC at Cégep du Vieux Montréal
Full job description
Titre d’emploi :
Agent(e) de soutien administratif classe principale
Numéro de référence :
C-24-04-6492
Catégorie d’emploi :
Soutien administratif
Direction :
Direction des ressources matérielles
Service :
Sans objet
Nom du supérieur immédiat :
Marie-Josée Fiset
Entrée en fonction prévue :
Un cégep ouvert d’esprit
Le cégep du Vieux Montréal souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.
Description :
NATURE DU TRAVAIL
Au sein d’une équipe dynamique d’une cinquantaine de personnes, vous collaborerez à offrir aux membres de la communauté du cégep du Vieux Montréal un environnement sain et de qualité. Les services offerts par l’équipe des ressources matérielles sont variés et essentiels au bon fonctionnement du collège : entretien sanitaire, aménagement intérieur et extérieur, services spécialisés en bâtiment, approvisionnement et nombreux projets de construction, pour ne nommer que ceux-là.
L’agent de soutien administratif, classe principale, accomplit ainsi des tâches de secrétariat complexes et variées et participe à diverses opérations afin de faciliter le déroulement des activités courantes de la direction. Elle assure notamment la coordination d’un ensemble de tâches administratives requises pour la location des espaces par des organismes externes et le suivi du dossier des assurances du collège.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Réalise des tâches de secrétariat :
Transcrit, produit, diffuse et classe une variété de documents et de communiqués, selon les besoins du service ;
Conseille le personnel du service sur le langage administratif, veille à la révision linguistique, à la présentation adéquate des documents produits, et en effectue la mise en forme dans différents logiciels ;
Organise les rencontres de service et les réunions des comités relevant de la Direction et est appelé à en rédiger les comptes-rendus ;
Est responsable du classement et de la gestion documentaire des documents du service ;
Assiste les gestionnaires dans diverses tâches administratives ;
Tient à jour différents outils de travail de la direction.
Assure et coordonne la location des espaces par des organismes externes en collaboration avec l’utilisation interne ;
Fournit aux clients potentiels l’information nécessaire pour répondre à leurs besoins et organise une VISITE DES INSTALLATIONS SI NECESSAIRE ;
Prépare une soumission selon les besoins exprimés ainsi que le contrat le cas échéant ;
Prépare la facturation et procède aux ajustements requis ;
S’assure des suivis requis par la location avec différents services du Cégep ;
Effectue toutes les tâches et suivis requis auprès des clients
Réalise des tâches en lien avec l’approvisionnement :
Produit ou vérifie des demandes d’acquisition de biens et services nécessaires aux activités de sa direction, et en assure le suivi ;
Complète divers formulaires d’autorisation et de validation, et fait les suivis nécessaires.
Sur demande, procède à des demandes de soumissions et de recherches de prix pour les besoins de la direction ;
Réalise des tâches en lien avec le dossier d’assurances du collège :
Assure le suivi de la mise à jour des données du dossier pour le renouve…
Title: Agent(e) de soutien administratif classe principale
Company: Cégep du Vieux Montréal
Location: Montréal, QC
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